Als Führungskraft haben Sie eine wichtige Aufgabe: Sie müssen das Engagement Ihres Teams aktiv fördern, damit Ihre Mitarbeitenden Bestleistungen erzielen können.

Persönliche Gespräche mit Mitarbeitenden sind dabei ein wichtiges Hilfsmittel für Sie. Sie sind notwendig, um Vertrauen aufzubauen, Prioritäten durchzugehen, Hürden zu erkennen und einfach herauszufinden, wie es Ihren Mitarbeitenden geht.

Wenn Ihr Team im Homeoffice arbeitet, müssen Sie die Gespräche per Telefon oder Videokonferenz führen. Und wenn die Arbeit im Homeoffice neu für Sie ist, müssen Sie dafür ganz neue Kompetenzen einsetzen. Befangenheit oder Unsicherheit sind in diesem Fall ganz normal. Deshalb haben wir diesen kurzen Leitfaden zusammengestellt, um Ihnen bei diesen Gesprächen zu helfen – gerade in Zeiten mit vielen Herausforderungen und Veränderungen.

Warum persönliche Gespräche wichtig sind

Da derzeit neben dem normalen Arbeitsstress auch noch die Belastung durch die COVID-19-Pandemie hinzukommt, ist es unerlässlich, mit Mitarbeitenden darüber zu sprechen, wie es ihnen geht. Das gilt besonders für Teams, die im Homeoffice arbeiten und daher keine Möglichkeit für informelle persönliche Gespräche haben, die sich in einem Büro einfach so ergeben.

Ihre Teammitglieder müssen derzeit auch alle ihre ganz eigenen individuellen Herausforderungen meistern. In regelmäßigen Gesprächen können Sie mehr über diese Herausforderungen erfahren, damit Sie sie bei der Arbeit bestmöglich unterstützen können.

„Für manche besteht die Herausforderung darin, dass sie zu Hause so produktiv sind, dass sie nicht abschalten können“, erklärt Dana Udall, Chief Clinical Officer bei Ginger, einem Anbieter von psychologischer Unterstützung auf Abruf. „Anderen fällt es jedoch schwer, produktiv oder motiviert zu arbeiten, weil sie andere Verpflichtungen haben oder sich deprimiert fühlen.“

(In letzterem Fall sollten Sie Ihre Teammitglieder darüber informieren, welche Mitarbeitervergünstigungen sie zur Förderung ihrer psychischen Gesundheit in Anspruch nehmen können, oder sie an eine vertrauenswürdige Quelle wie die Weltgesundheitsorganisation verweisen.)

So können Führungskräfte effektive Gespräche führen

Es fällt nicht jedem leicht, ein einfühlsames Gespräch zu führen, insbesondere per Videokonferenz.Stellen Sie sich deshalb vor Gesprächsterminen zunächst selbst einige Fragen.

So können Sie sich bewusst machen, in welcher Stimmung Sie gerade sind.

  • Geht es mir gut?
  • Bin ich in der richtigen körperlichen und geistigen Verfassung, um jetzt ein Gespräch zu führen?
  • Kann ich mich jetzt auf das Gespräch konzentrieren?

Wenn es Ihnen gerade nicht so gut geht, ist es vielleicht am besten, einen neuen Termin festzulegen. Ihr Teammitglied wird Verständnis dafür haben, dass Sie das Gespräch verschieben müssen.

Wenn Sie für das Gespräch bereit sind, stellen Sie sicher, dass Sie sich über die dringendsten Prioritäten für Ihr Team im Klaren sind. Für die meisten Führungskräfte und Mitarbeitenden ist es wichtig, ein gemeinsames Verständnis darüber zu finden, welche Ziele höchste Priorität haben.

3 Tipps für Mitarbeitergespräche per Video

Hier sind drei weitere Tipps für ein erfolgreiches Gespräch:

  • Präsenz zeigen.Versuchen Sie, in die Kamera zu schauen. Vermeiden Sie Ablenkungen. Machen Sie sich aber auch bewusst, dass häufige Videokonferenzen für manche Menschen eine Überlastung sein können.
  • Bilder einsetzen.Geben Sie bei Bedarf Ihren Bildschirm frei, damit die Kollegen direkt sehen können, wo wichtige Informationen und Materialien zu finden sind.
  • Klar kommunizieren.Sprechen Sie unmissverständlich Ihre Erwartungen und Wünsche aus. Versuchen Sie gleichzeitig, die Erwartungen anderer an Sie zu verstehen.

In ihrem kürzlich durchgeführten Webinar Reimagine Well-Being betonte Gingers Udall, wie hilfreich es sein kann, wenn Führungskräfte offen über ihre eigenen Probleme mit der Arbeit und mit Stress sprechen. „Es kann sehr wichtig sein, Schwäche zu zeigen“, erklärt sie.

Zögern Sie also nicht, kurz über Ihre eigenen Herausforderungen zu sprechen. Immerhin hat jeder Schwachstellen. Sie sollten auch mit gutem Beispiel vorangehen und Grenzen setzen, um Burnouts zu verhindern. Erzählen Sie Ihren Teammitgliedern, wie Sie sich entspannen und erholen.

Gute Fragen für das Gespräch – gerade in besonders belastenden Zeiten

Achten Sie vor allem darauf, dass Sie mehr zuhören und weniger reden. Stellen Sie z. B. einige der folgenden Fragen, die Glints People Science Experts für Manager von Homeoffice-Teams zusammengestellt haben und in Zeiten mit vielen Belastungen und Änderungen wichtig sind:

  • Wie geht es Ihnen? Wie geht es Ihrer Familie und Ihren Freunden?
  • Wie kommen Sie mit den Veränderungen zurecht? Was sind Ihre größten Herausforderungen/Sorgen?
  • Wie gelingt es Ihnen, die privaten und beruflichen Verpflichtungen voneinander zu trennen? Was funktioniert? Was nicht?
  • Brauchen Sie zusätzliche Flexibilität bei Ihren Arbeitszeiten (wann Sie arbeiten oder wie lange)?
  • Womit beschäftigen Sie sich gerade? Besteht die Gefahr, dass Ziele nicht erreicht werden können? Was können wir verschieben oder streichen? Können andere Teammitglieder einspringen?
  • Was brauchen Sie von mir in Bezug auf die Kommunikation? Wie häufig wünschen Sie sich bei der Arbeit im Homeoffice Gespräche unter vier Augen?
  • Wie würden Sie am liebsten mit dem Rest des Teams in Verbindung bleiben? (Mitarbeitende haben meist stark unterschiedliche Wünsche zur Häufigkeit informeller Online-Treffen.)
  • Gibt es etwas, was ich tun kann, damit Sie weiterhin Ihre Fähigkeiten weiterentwickeln und kreativ bleiben, auch wenn wir alle im Homeoffice arbeiten?
  • Benötigen Sie mehr Unterstützung oder Ressourcen, um auch in dieser schwierigen Zeit erfolgreich zu sein?

Nachbereitung des Gesprächs

Sorgen Sie so gut wie möglich dafür, dass Sie und Ihr Teammitglied am Ende des Gesprächs genau wissen, was die nächsten Schritte sind. Das kann heißen, dass Prioritäten geändert werden, zusätzliche Flexibilität ermöglicht wird oder die Häufigkeit Ihrer persönlichen Gespräche angepasst wird.

Es ist sinnvoll, mindestens eine kleine Maßnahme zu vereinbaren, die Sie vor Ihrem nächsten Gespräch umsetzen können. Mit Ihren Handlungen können Sie nämlich zeigen, dass Sie Ihrem Mitarbeitenden zugehört haben und entsprechende Schritte setzen, um Fortschritte zu erzielen.

Warum sollte die Maßnahme klein sein? Kleine Schritte sind besonders leicht und können der Beginn größerer Veränderungen sein. Wenn wir mit einer großen Arbeitsbelastung oder erdrückenden Ereignissen konfrontiert sind, ist es entscheidend, dass wir Herausforderungen in bewältigbare Aufgaben aufschlüsseln.

Außerdem sollten Sie auch etwas Zeit einplanen, um über das Gespräch nachzudenken. Im Idealfall haben Sie durch das persönliche Gespräch besser verstanden, wie Sie die Arbeit, die Produktivität, das Wachstum und den Erfolg Ihres Mitarbeitenden optimal fördern können. Wahrscheinlich sind auch Worte gefallen, die Ihnen selbst helfen können, sich weiterzuentwickeln und erfolgreich zu sein.

Weitere Informationen darüber, wie Sie das Engagement von Teams im Homeoffice fördern können, finden Sie in Glints HR Toolkit: Arbeit im Homeoffice.