S’il y a bien deux idées que j’ai retenues du webinaire Connecting with Employees in Times of Distress organisé avec des clients de Glint, ce sont les mots communauté et réconfort. De toute évidence, nous traversons tous une période difficile. Et, personnellement, j’ai été impressionnée par la capacité d’innovation de nos clients et les décisions prudentes qu’ils prennent pour soutenir leurs employés tout en maintenant leur activité.

Voici quelques questions que nos clients ont posées ainsi que les points de discussion qu’elles ont inspirés :

Question : Est-ce bien le moment d’envoyer des enquêtes aux employés ?

Réponse : Aujourd’hui plus que jamais, il est important de savoir où en est votre organisation. 

Les choses ont évolué très vite depuis le début de la pandémie. Si vous aviez envoyé une enquête à vos employés il y a quelques mois pour évaluer l’impact du COVID-19 sur leur quotidien, des questions sur la sécurité et l’hygiène sur leur lieu de travail auraient paru tout à fait indiquées. Aujourd’hui, ces questions ne sont sans doute pas aussi pertinentes puisque de nombreuses personnes travaillent désormais de chez elles.

En revanche, c’est peut-être le moment idéal de recueillir les impressions de vos employés et de mettre en place un certain nombre de changements demandés. Pour cela, plusieurs options s’offrent à vous. Vous pouvez ajouter des questions sur le COVID-19 à une enquête existante, ou alors envoyer une enquête spécialement consacrée à ce sujet. Si votre logiciel d’engagement des employés le permet, vous pouvez créer une boîte à idées virtuelle et publier le lien via vos canaux de communication habituels, par exemple dans votre centre de ressources pour les employés.

D’après les retours des clients, il existe des réticences à demander aux employés de remplir une enquête à l’heure actuelle, étant donné tout ce que ces derniers doivent déjà gérer au quotidien. Pour nous, une enquête n’est pas juste une tâche en plus à faire. Plutôt, elle montre que l’organisation prend soin de ses employés et accorde de l’importance à leur contribution en cette période de bouleversements. Récemment, un client a envoyé une enquête spéciale à ses employés. Le jour de son lancement, il a enregistré un taux de réponse record, constatant ainsi que les employés étaient parfaitement disposés à partager leurs idées.

Question : Quelle suite donner à l’enquête ?

Réponse : Communiquez rapidement les résultats et répétez l’opération régulièrement.

Si l’utilité d’envoyer une enquête à l’heure actuelle est parfois remise en question, c’est aussi à cause de la crainte de ne pas pouvoir répondre à tous les besoins des employés. Il n’y a aucun mal à ne pas avoir réponse à tout. L’objectif de votre enquête est de donner la parole à vos employés en cette période d’incertitude. Ils savent très bien que vous ne pouvez pas résoudre tous les problèmes, mais vous pouvez vous appuyer sur leurs réflexions pour évaluer et hiérarchiser leurs besoins, pour discerner les forces et les faiblesses de votre stratégie de communication, ou pour identifier les postes ou les types de personnes ayant besoin de soutien supplémentaire. Ces retours vous seront extrêmement utiles, à court terme comme à long terme, pour vous aider à ajuster vos plans d’action.

Nous vous conseillons aussi de communiquer les résultats de l’enquête aux managers pour qu’ils puissent en discuter avec leurs équipes. Ainsi, vous multipliez le nombre de personnes capables de prendre des mesures et d’aider les autres, en dehors du service RH et des équipes d’intervention d’urgence.

Étant donné l’évolution rapide de la situation, nous vous conseillons également de faire le point régulièrement. Réfléchissez déjà au lancement de votre prochaine enquête. Attention tout de même de ne pas tomber dans une cadence systématique. Adoptez plutôt une ligne de conduite qui aide vos employés à se sentir soutenus et valorisés, quel que soit le scénario : donnez-leur régulièrement la possibilité de s’exprimer, encouragez-les à discuter de leurs besoins et impliquez-les dans cette expérience pour les aider à traverser cette période difficile.

Question : Que faire si mon enquête sur l’engagement des employés vient de se terminer il y a quelques semaines à peine ?

Réponse : Tenez compte des données récentes et appliquez-les à la situation actuelle. 

Un grand nombre de clients disposent de résultats datant de plusieurs semaines voire de plusieurs mois qui semblent obsolètes face à la situation actuelle.

Si vous êtes dans ce cas, vous pouvez toujours étudier ces résultats et tenter d’identifier les sujets qui peuvent encore être d’actualité pendant l’épidémie. Par exemple, si la transparence était à l’ordre du jour, comment garantir que vos mesures et votre communication soient bien comprises en cette période de crise ?

Si les résultats de votre dernière enquête font émerger des sujets importants mais moins urgents (par exemple, les perspectives de carrière), gardez-les pour plus tard afin de leur accorder toute l’attention qu’ils méritent. Dites également aux employés quand vous comptez communiquer les résultats de l’enquête et sur quels domaines vous avez l’intention d’agir. Ils apprécieront votre franchise et votre honnêteté.

Un client a indiqué qu’il avait réalisé son enquête d’engagement juste avant le pic de l’épidémie. Pour lui, les retours reçus ne reflétaient pas assez clairement la situation liée au COVID-19. Il a alors choisi de mettre en ligne une boîte à idées dédiée à la question. La mise en place n’a nécessité aucun effort de communication majeur et n’a pas entraîné une surcharge de travail pour les managers qui étudiaient les résultats de l’enquête. En plus, cela a permis aux employés de donner leur avis qu’ils peuvent d’ailleurs modifier au fur et à mesure que leurs besoins évoluent au cours des prochains mois.

Nous vivons une situation sans précédent, tous ensemble. C’est là que le rôle de dirigeant prend tout son sens. Nous devons pouvoir compter les uns sur les autres, apprendre les uns des autres et être indulgents envers nous-mêmes, aujourd’hui plus que jamais.

Consultez ces autres ressources pour apprendre à rester connecté à vos employés et les soutenir en temps de crise.